# Metodología: Costo Automatizado por Ejecución

> **Documento de referencia para consultores que usen la plataforma para análisis de ROI de automatización.**

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## Propósito

Cuando una actividad se marca como **automatizable** en la plataforma, el consultor debe cargar el **costo automatizado por ejecución**. Este documento define qué debe incluir ese número, qué NO debe incluir, y cómo calcularlo correctamente para evitar ROIs irreales.

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## Qué es el "costo automatizado por ejecución"

Es el **costo recurrente** asociado a cada ejecución individual de la actividad después de automatizada. **NO incluye la inversión inicial del proyecto**, que se carga aparte como "Inversión en automatización" a nivel del proceso.

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## Componentes del costo automatizado por ejecución

Se compone de cuatro elementos. El consultor debe estimarlos por separado y sumarlos.

### 1. Costo del bot / licencia por ejecución

Costo prorrateado de la licencia de la plataforma de automatización (RPA, iPaaS, agente IA) por cada ejecución individual.

```
costoLicencia = costoAnualLicencia / ejecucionesAnuales
```

**Ejemplo**: licencia anual RocketBot $5.000, ejecuta 50.000 actividades/año → `$5.000 / 50.000 = $0,10` por ejecución.

### 2. Costo de infraestructura por ejecución

Costo prorrateado de servidores, monitoreo, observabilidad, almacenamiento.

```
costoInfra = costoAnualInfra / ejecucionesAnuales
```

**Ejemplo**: VPS dedicado $1.200/año + monitoreo $0 → `$1.200 / 50.000 = $0,024` por ejecución.

### 3. Costo de excepciones residuales

Las automatizaciones nunca son 100% efectivas. Un porcentaje de las ejecuciones requieren intervención humana (fallos, casos borde, errores de validación). Se debe estimar:
- Tasa de excepciones (% de ejecuciones que requieren intervención)
- Tiempo promedio de intervención humana
- Costo/hora del recurso humano que interviene

```
costoExcepciones = tasaExcepciones × tiempoIntervención × costoHoraHumano
```

**Ejemplo**: 5% de excepciones, 8 minutos cada una, analista a $30/hora →
`0,05 × (8/60) × $30 = $0,20` por ejecución (en promedio, considerando que solo el 5% genera este costo).

### 4. Costo de mantenimiento prorrateado

Cambios y actualizaciones del bot/integración, ajustes ante cambios de UI/API de los sistemas integrados, debugging continuo.

```
costoMantenimiento = costoMantenimientoAnual / ejecucionesAnuales
```

**Ejemplo**: 30 horas/año de mantenimiento × $100/hora = $3.000/año → `$3.000 / 50.000 = $0,06` por ejecución.

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## Fórmula final

```
costoAutomatizadoPorEjecución = costoLicencia
                              + costoInfra
                              + costoExcepciones
                              + costoMantenimiento
```

**Ejemplo completo**: `$0,10 + $0,024 + $0,20 + $0,06 = $0,384 por ejecución`

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## Qué NO incluir

- ❌ **Inversión inicial del proyecto** (desarrollo, licencias iniciales, implementación, capacitación): va en el campo "Inversión en automatización" a nivel proceso.
- ❌ **Costos no recurrentes** (consultorías puntuales, asesorías): no son por ejecución.
- ❌ **Costos del proceso de relevamiento previo**: corresponden al consultor, no a la operación.

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## Componentes de la "Inversión en automatización" (campo separado)

Este campo agregado por proceso debe sumar:

- Costo de **desarrollo** del bot/integración (horas-hombre × tarifa)
- **Licencias iniciales** o costos de setup únicos
- **Implementación** y configuración inicial
- **Capacitación** del equipo del cliente
- **Infraestructura inicial** (servidores, software base)
- **Consultoría externa** si aplica

**No incluir** costos recurrentes (esos van en el costo por ejecución).

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## Validación de razonabilidad

Antes de presentar el reporte de ROI al cliente, validar:

| Indicador | Valor razonable | Si es muy distinto |
|---|---|---|
| Costo automatizado / costo actual | 5% - 30% | Verificar si se subestimaron las excepciones o el mantenimiento |
| Payback | 6 - 24 meses | < 3 meses: revisar inversión; > 36 meses: revisar el caso de negocio |
| Tasa de excepciones | 2% - 15% | < 1%: optimista; > 20%: el proceso quizás no es buen candidato |
| Ahorro % por ejecución | 70% - 95% | < 50%: validar si vale la pena; > 95%: revisar excepciones |
| **ROI anual** | **50% - 1.000%** | **> 1.000%: señal de inputs incorrectos — ver abajo** |

### ⚠️ ROI superior al 1.000% anual

La plataforma muestra una advertencia automática en la sección "Transparencia metodológica" cuando el ROI anualizado supera el 1.000% (y es un valor finito — no Infinity por inversión en cero).

Un ROI de este nivel es matemáticamente posible pero comercialmente inverosímil. Las causas más frecuentes son:

1. **Frecuencia anual sobreestimada**: confundir instancias del proceso con ejecuciones individuales de actividades. Verificar con datos reales del cliente.

2. **Costo automatizado por ejecución subestimado**: olvidar el componente de excepciones, el mantenimiento o la infra. Usar la fórmula de los 4 componentes de este documento.

3. **Inversión en automatización subestimada**: solo se incluyó el desarrollo y se olvidaron licencias, capacitación e implementación.

**Acción recomendada**: corregir los inputs, no ignorar la advertencia. El cliente —o alguien de su equipo técnico— va a hacer las mismas cuentas y un ROI de 10.000% destruye credibilidad.

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## Manejo de valores cero

La plataforma detecta automáticamente cuando hay valores en cero:
- Costo automatizado por ejecución = 0 en actividades marcadas como automatizables
- Inversión en automatización = 0 con payback < 1 mes

Cuando esto ocurre, el reporte muestra una sección de **"Transparencia metodológica"** listando los valores no informados. **Esto NO es un error**: es una señal de transparencia hacia el cliente. Si el consultor no tiene aún todos los datos, el reporte refleja esa incertidumbre honestamente.

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## Recomendación de proceso para el consultor

1. **Estimar la frecuencia anual real** del proceso (no asumir, validar con datos del cliente).
2. **Listar las actividades automatizables** y para cada una:
   - Estimar costos por separado de los 4 componentes
   - Sumarlos
   - Cargar el total en la plataforma
3. **Estimar la inversión total** del proyecto (no por ejecución, costo único).
4. **Ejecutar la simulación** y revisar:
   - ¿El ROI es razonable según la tabla de validación?
   - ¿La sección de transparencia metodológica aparece? ¿Por qué? ¿Hay valores que faltan?
5. **Refinar estimaciones** hasta que el modelo sea defendible.
6. **Generar reporte** y revisarlo antes de enviarlo al cliente.

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> **Principio guía**: un ROI conservador y defendible vale más que un ROI espectacular pero frágil. El cliente recordará la promesa, no la advertencia.