# Guía de Pre-venta — InQ ROI

> Guía para consultores de InQuality. Explica cómo usar InQ ROI en el contexto de una propuesta de automatización: qué mostrar, cuándo mostrarlo, qué preguntas hacer y cómo interpretar los resultados ante un cliente.

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## ¿Para qué sirve esta guía?

Esta guía te ayuda a:

- Preparar la demo o el análisis de InQ ROI antes de una reunión con el cliente
- Saber qué preguntar para obtener los datos correctos
- Interpretar los resultados del simulador y traducirlos en argumentos de negocio
- Anticipar las objeciones más comunes y tener respuestas claras

No es un script rígido. Es un mapa de referencia para que cada consultor lo adapte a su estilo y al contexto del cliente.

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## Cuándo usar InQ ROI en pre-venta

InQ ROI es más efectivo cuando:

- El cliente ya reconoce que tiene un proceso costoso, lento o propenso a errores — pero no sabe cuánto le cuesta exactamente.
- Estás compitiendo con otras propuestas y necesitás diferenciar con evidencia cuantitativa.
- El decisor financiero (CFO, gerente de operaciones) va a estar en la reunión.
- Tenés acceso a un BPMN del proceso, aunque sea una versión preliminar.

InQ ROI es menos relevante cuando:

- El cliente quiere automatizar algo pequeño y ya tiene la decisión tomada.
- El foco de la reunión es técnico (arquitectura, integración) y no de negocio.
- No tenés ningún dato de costos ni tiempos del proceso.

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## Antes de la reunión — preparación

### 1. Conseguir el BPMN (o modelarlo vos)

Para usar InQ ROI necesitás un archivo `.bpmn` del proceso. Las fuentes posibles:

- El cliente lo tiene (si ya modelaron procesos antes)
- Tu equipo lo modela en base a entrevistas previas
- Lo modelás durante un taller de levantamiento con el cliente

> Si el cliente no tiene BPMN pero sí tiene documentación de proceso (Word, Visio, PowerPoint), ese material es suficiente para modelar un BPMN básico en Camunda o Bizagi antes de la reunión.

### 2. Recolectar los datos del proceso

Las preguntas que tenés que poder responder antes de cargar el simulador:

| Dato | Pregunta para el cliente | Fuente alternativa |
| --- | --- | --- |
| Frecuencia mensual | "¿Cuántas veces por mes ejecutan este proceso?" | Reportes operativos, sistema de gestión |
| Tiempo por actividad | "¿Cuánto tarda un operador en completar esta tarea?" | Observación directa, cronometraje |
| Roles involucrados | "¿Quiénes participan en el proceso y en qué actividades?" | Entrevistas, organigrama |
| Costo de roles | "¿Cuánto cuesta a la empresa (con cargas) cada perfil?" | RRHH, estimación por rango salarial |
| Costo de licencias / sistemas | "¿Qué sistemas usan en este proceso? ¿Tienen costo mensual?" | IT, contratos de licencia |

**Si el cliente no tiene datos exactos:** usá rangos y especificá que son estimaciones. El simulador es una herramienta de aproximación — el valor está en el orden de magnitud, no en los decimales.

### 3. Cargar el proceso en el simulador

Con el BPMN y los datos básicos, cargá el proceso en InQ ROI antes de la reunión. Tené listo:

- El reporte generado (PDF exportado)
- La pantalla del workspace abierta para mostrar el canvas en vivo si la reunión es presencial o por Zoom

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## En la reunión — script de conversación

### Apertura: anclar en el problema antes de mostrar la herramienta

No abrir con la demo. Primero confirmá que el cliente reconoce el problema.

**Preguntas disparadoras:**

- *"¿Tienen una idea de cuánto les cuesta mensualmente ejecutar este proceso?"*
- *"¿Cuántas personas participan y cuánto tiempo les toma cada vez que lo ejecutan?"*
- *"¿Han tenido errores o retrasos en este proceso? ¿Qué impacto tienen?"*

El objetivo es que el cliente diga en voz alta que no sabe el costo exacto, o que lo sabe pero no está cuantificado formalmente. Eso crea el espacio para mostrar el simulador.

### Transición: presentar el enfoque cuantitativo

*"Antes de hablar de automatización, trabajamos con una herramienta interna para cuantificar el costo real del proceso. Así podemos comparar el AS-IS con el TO-BE y calcular el período de recupero de la inversión. ¿Les parece si revisamos los números que levantamos?"*

### Mostrar el AS-IS primero

**¿Por qué mostrar AS-IS antes que el ROI?**
El cliente necesita reconocerse en los números del proceso actual antes de valorar el ahorro proyectado. Si saltás directo al ROI, el cliente puede dudar de los números base y perder confianza en el análisis.

**Cómo presentar el AS-IS:**

1. Mostrar el canvas con el heatmap. Señalar las actividades más costosas (rojo/amarillo).
2. Presentar los KPIs: costo por ejecución, costo mensual, costo anual.
3. Preguntar: *"¿Estos números les parecen razonables? ¿Hay alguna actividad donde crean que el costo está sobreestimado o subestimado?"*

> Esta pregunta es clave. Si el cliente corrige un número, eso valida que tomaron en serio el análisis. Cada corrección es una oportunidad para afinar el modelo en vivo.

### Mostrar el TO-BE y el ROI

Una vez que el cliente validó el AS-IS:

1. Explicar cuáles actividades se identificaron como automatizables.
2. Mostrar los KPIs del TO-BE: ahorro mensual, ahorro anual.
3. Presentar el período de recupero: *"Con una inversión estimada de [X], recuperarían la inversión en [Y] meses."*
4. Cerrar con ROI: *"A 12 meses, el retorno sobre la inversión es de [Z]%."*

**Cómo presentar el período de recupero según el resultado:**

| Período de recupero | Argumento recomendado |
| --- | --- |
| Menos de 6 meses | "La inversión se recupera antes de que terminen de implementar el proceso." |
| 6 a 12 meses | "En el primer año ya están ganando. El segundo y tercer año son ganancia neta." |
| 12 a 24 meses | "El período de recupero es razonable para una automatización de esta escala. El beneficio real es la liberación de capacidad del equipo." |
| Más de 24 meses | Complementar con beneficios cualitativos: calidad, trazabilidad, escalabilidad, reducción de riesgo operacional. |

### Cierre: el paso siguiente

No dejar la reunión sin un próximo paso claro.

Opciones según el momento de la venta:

- *"¿Podemos coordinar una sesión de validación de datos con el equipo de operaciones para afinar el modelo?"* → Entrar más profundo en el relevamiento.
- *"¿Les compartiríamos este análisis por escrito para que lo lleven al comité?"* → Enviar el PDF exportado.
- *"¿Agendamos la presentación de la propuesta técnica para la semana que viene?"* → Avanzar a propuesta formal.

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## Cómo interpretar los resultados ante el cliente

### Si el costo AS-IS parece muy alto

Primero revisá los datos: ¿la frecuencia está correcta? ¿Los tiempos son reales o estimados al alza? ¿Se incluyeron roles que no deberían estar?

Si el modelo es correcto: *"Estos números reflejan el costo real del proceso incluyendo todos los roles involucrados. Muchas veces el costo no es visible porque está distribuido en el tiempo de múltiples personas."*

### Si el período de recupero es largo

Complementar con el análisis a 3 años: *"A 36 meses, el ROI es del [X]%. Además, la automatización elimina el riesgo de errores manuales — si un error tiene consecuencias regulatorias o de reputación, el costo evitado también cuenta."*

### Si el cliente cuestiona los datos

*"Estos son los datos que relevamos en base a la información que nos compartieron. Si tienen datos más precisos, los incorporamos al modelo ahora mismo — eso es parte del valor del análisis."*

Esto transforma la objeción en una oportunidad de colaboración.

### Si el cliente pregunta por qué automatizar y no contratar más personal

*"Contratar más personal escala el costo linealmente con el volumen. La automatización tiene un costo fijo de implementación y luego el costo por ejecución cae drásticamente. Miremos el gráfico de costo mensual proyectado a 2 años..."*

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## Preguntas de calificación del cliente

Antes de invertir tiempo en preparar un análisis completo, estas preguntas ayudan a evaluar si el cliente es un buen candidato:

| Pregunta | Respuesta positiva | Señal de alerta |
| --- | --- | --- |
| "¿Cuántas veces por mes ejecutan este proceso?" | Responde con número concreto | "No sé, varía mucho" (sin datos = análisis difícil) |
| "¿Tienen documentado el proceso?" | Sí, tienen BPMN o manual | "Está en la cabeza del equipo" (requiere levantamiento previo) |
| "¿Quién toma la decisión de automatizar?" | Persona presente en la reunión | "Hay que consultarle a otro" (proceso de venta largo) |
| "¿Tienen presupuesto para esta iniciativa?" | Sí, o están evaluando | "No hay presupuesto definido" (priorizar otras oportunidades) |
| "¿Cuál es el plazo en que esperan resultados?" | 6 a 18 meses | "Queremos resultados en 2 meses" (expectativa desalineada) |

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## Errores comunes en pre-venta con el simulador

**Mostrar el simulador antes de entender el problema del cliente.**
El simulador es un argumento, no una demo de producto. Primero el problema, después la evidencia.

**Presentar números que el cliente no reconoce.**
Si el costo mensual que muestra InQ ROI es muy diferente de lo que el cliente intuía, hay que detenerse ahí y discutir la diferencia. Seguir adelante sin resolver esa tensión debilita la presentación.

**No tener el PDF exportado antes de la reunión.**
El PDF es el material de follow-up. Si la reunión termina sin dejarle algo tangible al cliente, el análisis se diluye.

**Prometer exactitud que el modelo no tiene.**
InQ ROI es un modelo de aproximación, no una auditoría contable. Siempre comunicar las asunciones: *"Estos números están basados en los datos que relevamos — si hay diferencias en los costos reales, el modelo se actualiza."*

**Usar el simulador como reemplazo del levantamiento de procesos.**
El simulador es más efectivo después de un levantamiento serio. Si los datos de entrada son malos, los números de salida también lo son. Aplicar el principio: garbage in, garbage out.

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## Materiales para llevar a la reunión

- **PDF exportado del análisis AS-IS y TO-BE** — siempre, incluso si vas a mostrar la pantalla en vivo
- **Documento con las asunciones del modelo** — lista de los costos/hora usados, la frecuencia y las probabilidades de gateway asumidas. Transparencia construye confianza.
- **Propuesta de próximos pasos** — una hoja o slide con las opciones concretas para avanzar

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## Plantilla de notas post-reunión

Después de cada reunión donde usaste InQ ROI, registrá:

**Cliente:** [nombre]
**Proceso analizado:** [nombre del proceso]
**Datos validados por el cliente:** [sí / parcialmente / no]
**Ajustes acordados al modelo:** [descripción]
**Objeciones planteadas:** [lista]
**Próximo paso acordado:** [acción + fecha]
**Estado del proceso de venta:** [caliente / tibio / frío]

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