# Guía de Usuario — InQ ROI

> Guía completa para el equipo de InQuality. Describe cómo usar la herramienta paso a paso, qué significa cada campo, qué errores evitar y cómo aprovecharla al máximo en talleres y pre-venta.

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## ¿Qué es InQ ROI?

InQ ROI es la plataforma web de InQuality para **cuantificar el costo operativo de un proceso** y calcular el **retorno de inversión (ROI) de automatizarlo**.

En lugar de estimar a ojo, InQ ROI toma un archivo BPMN del proceso real y produce números: cuánto cuesta hoy, cuánto costaría después de automatizar, y cuánto tiempo tardaría en recuperar la inversión.

**Para quién es:** consultores de InQuality que analizan procesos con clientes, ya sea en talleres de levantamiento o en propuestas de automatización.

**Lo que NO es:** no es un simulador de tiempo, no reemplaza el BPMN, no genera proyecciones financieras complejas (sin VPN, sin Monte Carlo). Es intencional: los números son simples y explicables.

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## Acceso

La herramienta está disponible en:

**https://process-cost-platform.pages.dev**

No requiere instalación ni login. Corre en el navegador. Los datos se guardan localmente en el dispositivo (no en la nube).

> **Aclaración técnica:** los datos persisten en el IndexedDB del navegador. Esto significa que si usás un navegador diferente, otro dispositivo, o modo incógnito, no vas a ver los procesos que cargaste antes. Para compartir datos entre equipos, usá la función de exportar/importar BPMN (disponible en la pantalla de importación).

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## Flujo general de trabajo

El flujo tiene cinco pasos, siempre en este orden:

1. Importar el archivo BPMN del proceso
2. Configurar los datos del proceso (nombre, cliente, frecuencia)
3. Definir los recursos (personas, sistemas, herramientas y sus costos)
4. Asignar recursos a cada actividad del proceso
5. Ejecutar la simulación y analizar el reporte

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## Paso 1 — Importar el proceso BPMN

### Cómo hacerlo

En la pantalla de inicio (biblioteca), hacé clic en **"Importar proceso"**. Seleccioná el archivo `.bpmn` del proceso que querés analizar.

El archivo debe ser un BPMN 2.0 válido. Si el proceso fue modelado en Camunda, Bizagi o herramientas similares, el archivo exportado ya tiene el formato correcto.

### Qué pasa después de importar

La herramienta lee el BPMN y muestra el diagrama en el canvas. Cada actividad (tarea) del proceso aparece como un bloque que podés seleccionar para configurar sus parámetros.

> **Aclaración técnica:** InQ ROI solo lee el BPMN — no lo modifica. El archivo original queda intacto. Si el cliente quiere ver el diagrama modificado, ese trabajo sigue siendo en la herramienta de modelado (Camunda, Bizagi, etc.).

### Qué errores evitar

- **No importar BPMNs sin actividades:** si el archivo tiene solo eventos y gateways, la simulación no va a poder calcular costos.
- **Los nombres de las actividades importan:** InQ ROI muestra los nombres exactos del BPMN en el reporte. Si el BPMN tiene nombres vagos como "Tarea 1", el reporte va a ser igual de vago. Asegurate de que el cliente tenga el BPMN con nombres descriptivos antes del taller.

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## Paso 2 — Configurar el proceso

Una vez importado el BPMN, completá los datos generales del proceso en el panel lateral:

| Campo | Qué es | Impacto |
| --- | --- | --- |
| Nombre del proceso | Título que aparece en el reporte y la biblioteca | Solo identificación, no afecta cálculos |
| Cliente | Nombre de la empresa del cliente | Solo identificación, aparece en el reporte PDF |
| Moneda | Símbolo monetario (PYG, USD, BRL, etc.) | Aparece en todos los campos de costo del reporte |
| Frecuencia de ejecución | Cuántas veces por mes se ejecuta el proceso completo | **Afecta directamente el costo mensual total** |

### Sobre la frecuencia de ejecución

Este es el campo que más confunde. Algunos ejemplos para calibrar:

- "Liquidación de sueldos" → ocurre 1 vez por mes → frecuencia = 1
- "Aprobación de facturas" → ocurre 200 veces por mes → frecuencia = 200
- "Cierre contable" → ocurre 12 veces por año → convertir a mensual = 1

> **Aclaración técnica:** la frecuencia se usa como multiplicador del costo por ejecución. El motor calcula el costo de una ejecución completa y lo multiplica por la frecuencia para obtener el costo mensual. Si la frecuencia del cliente varía mucho (ej. entre 150 y 300 por mes), usá el promedio o hacé dos escenarios.

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## Paso 3 — Definir los recursos

Los recursos son las "partes" que participan en el proceso: personas (roles), sistemas, herramientas o bots. Cada recurso tiene un **costo por hora** asociado.

### Cómo agregar un recurso

En el panel lateral, accedé a la sección **"Recursos"** y hacé clic en **"Agregar recurso"**. Completá:

| Campo | Qué es | Ejemplo |
| --- | --- | --- |
| Nombre | Cómo se llama el recurso en el contexto del proceso | "Analista de crédito", "Sistema SAP", "Bot de OCR" |
| Tipo | Categoría del recurso | Humano, Sistema, Herramienta |
| Costo por hora | Cuánto cuesta por hora de uso | 15.000 PYG/h, 25 USD/h |

### Cómo calcular el costo por hora

Para personas, el costo por hora se calcula dividiendo el salario mensual (costo total para la empresa, incluyendo cargas sociales) por las horas laborables del mes.

**Fórmula práctica:**

```
Costo/hora = Salario mensual (con cargas) ÷ 160 horas
```

Ejemplo: analista con salario total de 2.400.000 PYG/mes → 2.400.000 ÷ 160 = **15.000 PYG/hora**

Para sistemas o licencias, el costo por hora se estima dividiendo el costo mensual de la licencia por las horas en que el sistema está disponible para ese proceso.

> **Aclaración técnica:** el costo por hora es el único parámetro económico del recurso. La herramienta no modela costos fijos de infraestructura ni costos variables por volumen. Si el cliente tiene modelos de costo más complejos, se puede aproximar ajustando el costo/hora con un promedio ponderado.

### Qué errores evitar

- **No usar salario de bolsillo:** usar siempre el costo total para la empresa (incluye aportes patronales, aguinaldo, beneficios). El salario de bolsillo subestima el costo real en un 30-50%.
- **No crear un recurso "genérico" para todo:** si en el proceso participan un analista junior y un gerente, crear dos recursos separados con sus costos reales. Un solo recurso promediado distorsiona los cálculos de las actividades críticas.

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## Paso 4 — Configurar las actividades

Esta es la parte central de la herramienta. Hacé clic en cada actividad del canvas para abrir su panel de configuración.

### Pestaña "AS-IS" — El proceso actual

Configurá cómo se ejecuta hoy la actividad:

| Campo | Qué es | Impacto en el cálculo |
| --- | --- | --- |
| Tiempo (minutos) | Cuántos minutos toma ejecutar esta actividad una vez | Base del costo de tiempo |
| Costo fijo | Costo adicional fijo por ejecución (ej. costo de formulario, impresión) | Se suma al costo de recursos |
| Asignación de recursos | Qué recursos participan, cuántos minutos usan y cuántas unidades | Determina el costo de recursos de la actividad |
| Probabilidad de ejecución | Qué porcentaje de las veces que llega el flujo a esta actividad, se ejecuta realmente | Multiplica el costo total de la actividad |

### Sobre la asignación de recursos

Cada recurso asignado a una actividad tiene dos parámetros:

- **Minutos de utilización:** cuántos minutos del tiempo total de la actividad usa ese recurso activamente. Puede ser menor al tiempo total de la actividad (ej. el analista trabaja 10 minutos, pero el proceso espera 20 minutos más por una firma).
- **Unidades:** cuántas instancias del recurso participan simultáneamente. Ej. si dos operadores hacen la misma tarea en paralelo, unidades = 2.

**Fórmula de costo de un recurso en una actividad:**

```
Costo = (costo/hora del recurso) × (minutos de utilización ÷ 60) × unidades
```

> **Aclaración técnica:** los minutos de utilización son independientes del tiempo total de la actividad. Una actividad puede durar 60 minutos pero el analista solo trabajar 15 (el resto es tiempo de espera del sistema). Modelar esto correctamente es importante para no sobreestimar el costo del recurso humano.

### Sobre la probabilidad de ejecución

La probabilidad de ejecución modela los gateways (decisiones) del proceso. Si una actividad está en la rama "rechazado" de un gateway donde el 80% de los casos van a "aprobado", la probabilidad de ejecución de esa actividad es 20%.

**Cuándo modificarla:** solo cuando la actividad tiene paths alternativos en el BPMN. Para la mayoría de las actividades en un flujo lineal, la probabilidad es 100%.

> **Aclaración técnica:** InQ ROI no lee automáticamente las probabilidades de los gateways del BPMN — hay que cargarlas manualmente. Esto es intencional: los BPMNs raramente tienen esa data, y si la tienen no es confiable sin validación del cliente.

### Pestaña "TO-BE" — El proceso automatizado

Esta pestaña aparece en las actividades marcadas como **automatizables**. Configurá cómo quedaría la actividad después de automatizar:

| Campo | Qué es |
| --- | --- |
| Tiempo automatizado (minutos) | Cuánto tardará la actividad cuando esté automatizada |
| Costo fijo automatizado | Costo fijo por ejecución en el escenario automatizado (ej. costo de API, licencia de bot por llamada) |
| Recursos TO-BE | Recursos que participan en el escenario automatizado (ej. bot, sistema RPA) |

### Qué errores evitar al configurar actividades

- **No confundir tiempo de actividad con tiempo de recurso:** una actividad puede durar 2 horas pero el recurso humano actúa solo 20 minutos. Si ponés 120 minutos de utilización, el costo va a estar multiplicado por 6.
- **No olvidar las actividades de control/supervisión en el TO-BE:** muchas veces la automatización no elimina el rol humano, sino que lo cambia a supervisión. Acordarse de modelar ese costo residual en el TO-BE.
- **No dejar probabilidades en 100% cuando hay gateways:** si el reporte muestra un costo muy alto en una actividad de "excepción" que debería ocurrir poco, revisar la probabilidad.

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## Paso 5 — Ejecutar la simulación y analizar el reporte

### Cómo ejecutar

En el workspace, hacé clic en el botón **"Simular"** (o similar según la versión). La simulación corre instantáneamente — no hay tiempo de espera.

### El reporte

El reporte tiene dos secciones principales:

**KPIs de costo (AS-IS):**

| KPI | Qué mide |
| --- | --- |
| Costo por ejecución | Costo total de ejecutar el proceso una vez |
| Costo mensual | Costo por ejecución × frecuencia mensual |
| Costo anual | Costo mensual × 12 |

**KPIs de ROI (si hay actividades automatizables configuradas):**

| KPI | Qué mide |
| --- | --- |
| Ahorro mensual | Diferencia de costo mensual entre AS-IS y TO-BE |
| Ahorro anual | Ahorro mensual × 12 |
| Período de recupero | Inversión ÷ ahorro mensual (en meses) |
| ROI a 12 meses | (Ahorro anual - Inversión) ÷ Inversión × 100% |
| ROI a 36 meses | Igual pero con ahorro de 3 años |

> **Aclaración técnica:** el ROI es nominal simple — no descuenta el valor del dinero en el tiempo. Para propuestas donde el cliente exige VPN o TIR, los números de InQ ROI son el punto de partida, no el análisis financiero completo.

### Las filas expandibles de actividades

En la tabla de actividades del reporte, cada fila se puede expandir para ver el **desglose de costos por recurso**. Esto es muy útil en talleres: permite identificar exactamente qué recurso está consumiendo más tiempo o dinero en cada actividad.

En actividades automatizables con recursos TO-BE configurados, el desglose muestra las dos columnas: AS-IS y TO-BE.

### El heatmap de costos

El canvas BPMN del reporte muestra un heatmap de colores sobre las actividades: verde (bajo costo), amarillo (costo medio), rojo (alto costo). Esto permite identificar visualmente cuáles son los cuellos de botella económicos del proceso.

### Exportar el PDF

El botón de exportar genera un PDF profesional con el logo de InQuality, los KPIs, la tabla de actividades y el desglose de recursos. El PDF tiene dos versiones: "Actual" (AS-IS) y "Automatizado" (TO-BE).

> **Validación antes de compartir con el cliente:** revisar que el nombre del proceso y el nombre del cliente están correctos antes de exportar. Esos datos aparecen en el encabezado del PDF.

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## Cómo sacar mayor provecho

### En talleres de levantamiento de procesos

1. **No modelar en tiempo real delante del cliente.** Levantar el proceso primero (post-its, conversación, BPMN borrador). Cargar los datos después del taller.
2. **Usarlo como conversación, no como resultado final.** Mostrar el reporte y preguntar: "¿Este costo de 4 horas por ejecución te parece razonable?" El cliente va a corregir los datos, y eso es valioso.
3. **El campo de frecuencia es un disparador de conversación.** "¿Cuántas veces por mes procesan facturas?" suele abrir una conversación sobre volúmenes que el cliente no había pensado.

### En propuestas de automatización

1. **El período de recupero es el número que más importa en la reunión ejecutiva.** Si es menor a 12 meses, la propuesta se defiende sola. Si es mayor a 24, hay que justificar con otros beneficios (calidad, trazabilidad, riesgo).
2. **Mostrar primero el AS-IS, no el ROI.** El cliente necesita reconocerse en el costo actual antes de valorar el ahorro proyectado.
3. **El TO-BE debe ser conservador.** Es mejor mostrar un período de recupero de 14 meses que resultó en 10 que prometer 8 meses que resultó en 14. Usar estimaciones de tiempo y costo de automatización con margen.

### Buenas prácticas generales

- Guardar el proceso en la biblioteca antes de exportar el PDF. Los datos persisten en el navegador pero no en la nube.
- Si vas a presentar desde otro dispositivo o en la oficina del cliente, exportar el PDF antes y llevarlo. No depender de conectividad para la presentación.
- Usar nombres de proceso con el formato "Proceso — Cliente — Fecha" en la biblioteca para poder encontrarlos después.

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## Preguntas frecuentes

**¿Puedo cargar varios procesos del mismo cliente?**
Sí. Cada proceso importado es independiente en la biblioteca. Podés tener 10 procesos de un mismo cliente.

**¿El archivo BPMN original se modifica?**
No. InQ ROI solo lee el BPMN para extraer la estructura. El archivo original no se toca.

**¿Puedo exportar los datos para compartir con otro miembro del equipo?**
Por ahora los datos viven en el navegador del dispositivo donde se cargaron. Para compartir, el más práctico es exportar el PDF y compartirlo. La funcionalidad de exportar/importar datos de proceso completo está planificada para versiones futuras.

**¿Qué pasa si el proceso tiene loops (actividades que se repiten)?**
Los loops no se modelan automáticamente desde el BPMN. Se aproximan ajustando la probabilidad de ejecución o el número de ejecuciones en la frecuencia mensual del proceso. Es una limitación conocida del modelo actual.

**¿Puedo calcular el ROI sin tener todos los costos exactos?**
Sí. Una práctica útil es hacer dos versiones: una con costos "estimados razonables" y otra con costos "conservadores". El rango resultante es más honesto que un único número preciso.

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## Glosario rápido

| Término | Definición |
| --- | --- |
| AS-IS | El proceso tal como existe hoy, antes de cualquier mejora |
| TO-BE | El proceso como quedaría después de automatizar |
| Frecuencia | Cuántas veces por mes se ejecuta el proceso completo |
| Probabilidad de ejecución | Porcentaje de veces que una actividad se ejecuta cuando el flujo la alcanza |
| Minutos de utilización | Cuántos minutos usa activamente un recurso dentro de una actividad |
| Unidades | Cuántas instancias simultáneas de un recurso participan en una actividad |
| Costo fijo | Costo por ejecución independiente del tiempo (ej. costo de formulario, API call) |
| Período de recupero | Tiempo en meses para que el ahorro cubra la inversión inicial |
| ROI | Retorno sobre la inversión, expresado en porcentaje |

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