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Metodología: Costo Automatizado por Ejecución
Documento de referencia para consultores que usen la plataforma para análisis de ROI de automatización.
Propósito
Cuando una actividad se marca como automatizable en la plataforma, el consultor debe cargar el costo automatizado por ejecución. Este documento define qué debe incluir ese número, qué NO debe incluir, y cómo calcularlo correctamente para evitar ROIs irreales.
Qué es el "costo automatizado por ejecución"
Es el costo recurrente asociado a cada ejecución individual de la actividad después de automatizada. NO incluye la inversión inicial del proyecto, que se carga aparte como "Inversión en automatización" a nivel del proceso.
Componentes del costo automatizado por ejecución
Se compone de cuatro elementos. El consultor debe estimarlos por separado y sumarlos.
1. Costo del bot / licencia por ejecución
Costo prorrateado de la licencia de la plataforma de automatización (RPA, iPaaS, agente IA) por cada ejecución individual.
costoLicencia = costoAnualLicencia / ejecucionesAnuales
Ejemplo: licencia anual RocketBot $5.000, ejecuta 50.000 actividades/año → $5.000 / 50.000 = $0,10 por ejecución.
2. Costo de infraestructura por ejecución
Costo prorrateado de servidores, monitoreo, observabilidad, almacenamiento.
costoInfra = costoAnualInfra / ejecucionesAnuales
Ejemplo: VPS dedicado $1.200/año + monitoreo $0 → $1.200 / 50.000 = $0,024 por ejecución.
3. Costo de excepciones residuales
Las automatizaciones nunca son 100% efectivas. Un porcentaje de las ejecuciones requieren intervención humana (fallos, casos borde, errores de validación). Se debe estimar:
- Tasa de excepciones (% de ejecuciones que requieren intervención)
- Tiempo promedio de intervención humana
- Costo/hora del recurso humano que interviene
costoExcepciones = tasaExcepciones × tiempoIntervención × costoHoraHumano
Ejemplo: 5% de excepciones, 8 minutos cada una, analista a $30/hora →
0,05 × (8/60) × $30 = $0,20 por ejecución (en promedio, considerando que solo el 5% genera este costo).
4. Costo de mantenimiento prorrateado
Cambios y actualizaciones del bot/integración, ajustes ante cambios de UI/API de los sistemas integrados, debugging continuo.
costoMantenimiento = costoMantenimientoAnual / ejecucionesAnuales
Ejemplo: 30 horas/año de mantenimiento × $100/hora = $3.000/año → $3.000 / 50.000 = $0,06 por ejecución.
Fórmula final
costoAutomatizadoPorEjecución = costoLicencia
+ costoInfra
+ costoExcepciones
+ costoMantenimiento
Ejemplo completo: $0,10 + $0,024 + $0,20 + $0,06 = $0,384 por ejecución
Qué NO incluir
- ❌ Inversión inicial del proyecto (desarrollo, licencias iniciales, implementación, capacitación): va en el campo "Inversión en automatización" a nivel proceso.
- ❌ Costos no recurrentes (consultorías puntuales, asesorías): no son por ejecución.
- ❌ Costos del proceso de relevamiento previo: corresponden al consultor, no a la operación.
Componentes de la "Inversión en automatización" (campo separado)
Este campo agregado por proceso debe sumar:
- Costo de desarrollo del bot/integración (horas-hombre × tarifa)
- Licencias iniciales o costos de setup únicos
- Implementación y configuración inicial
- Capacitación del equipo del cliente
- Infraestructura inicial (servidores, software base)
- Consultoría externa si aplica
No incluir costos recurrentes (esos van en el costo por ejecución).
Validación de razonabilidad
Antes de presentar el reporte de ROI al cliente, validar:
| Indicador | Valor razonable | Si es muy distinto |
|---|---|---|
| Costo automatizado / costo actual | 5% - 30% | Verificar si se subestimaron las excepciones o el mantenimiento |
| Payback | 6 - 24 meses | < 3 meses: revisar inversión; > 36 meses: revisar el caso de negocio |
| Tasa de excepciones | 2% - 15% | < 1%: optimista; > 20%: el proceso quizás no es buen candidato |
| Ahorro % por ejecución | 70% - 95% | < 50%: validar si vale la pena; > 95%: revisar excepciones |
| ROI anual | 50% - 1.000% | > 1.000%: señal de inputs incorrectos — ver abajo |
⚠️ ROI superior al 1.000% anual
La plataforma muestra una advertencia automática en la sección "Transparencia metodológica" cuando el ROI anualizado supera el 1.000% (y es un valor finito — no Infinity por inversión en cero).
Un ROI de este nivel es matemáticamente posible pero comercialmente inverosímil. Las causas más frecuentes son:
-
Frecuencia anual sobreestimada: confundir instancias del proceso con ejecuciones individuales de actividades. Verificar con datos reales del cliente.
-
Costo automatizado por ejecución subestimado: olvidar el componente de excepciones, el mantenimiento o la infra. Usar la fórmula de los 4 componentes de este documento.
-
Inversión en automatización subestimada: solo se incluyó el desarrollo y se olvidaron licencias, capacitación e implementación.
Acción recomendada: corregir los inputs, no ignorar la advertencia. El cliente —o alguien de su equipo técnico— va a hacer las mismas cuentas y un ROI de 10.000% destruye credibilidad.
Manejo de valores cero
La plataforma detecta automáticamente cuando hay valores en cero:
- Costo automatizado por ejecución = 0 en actividades marcadas como automatizables
- Inversión en automatización = 0 con payback < 1 mes
Cuando esto ocurre, el reporte muestra una sección de "Transparencia metodológica" listando los valores no informados. Esto NO es un error: es una señal de transparencia hacia el cliente. Si el consultor no tiene aún todos los datos, el reporte refleja esa incertidumbre honestamente.
Recomendación de proceso para el consultor
- Estimar la frecuencia anual real del proceso (no asumir, validar con datos del cliente).
- Listar las actividades automatizables y para cada una:
- Estimar costos por separado de los 4 componentes
- Sumarlos
- Cargar el total en la plataforma
- Estimar la inversión total del proyecto (no por ejecución, costo único).
- Ejecutar la simulación y revisar:
- ¿El ROI es razonable según la tabla de validación?
- ¿La sección de transparencia metodológica aparece? ¿Por qué? ¿Hay valores que faltan?
- Refinar estimaciones hasta que el modelo sea defendible.
- Generar reporte y revisarlo antes de enviarlo al cliente.
Principio guía: un ROI conservador y defendible vale más que un ROI espectacular pero frágil. El cliente recordará la promesa, no la advertencia.