metodologia de costeo

Methodology-automated-cost.md

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+# Metodología: Costo Automatizado por Ejecución
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+> **Documento de referencia para consultores que usen la plataforma para análisis de ROI de automatización.**
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+## Propósito
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+Cuando una actividad se marca como **automatizable** en la plataforma, el consultor debe cargar el **costo automatizado por ejecución**. Este documento define qué debe incluir ese número, qué NO debe incluir, y cómo calcularlo correctamente para evitar ROIs irreales.
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+## Qué es el "costo automatizado por ejecución"
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+Es el **costo recurrente** asociado a cada ejecución individual de la actividad después de automatizada. **NO incluye la inversión inicial del proyecto**, que se carga aparte como "Inversión en automatización" a nivel del proceso.
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+## Componentes del costo automatizado por ejecución
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+Se compone de cuatro elementos. El consultor debe estimarlos por separado y sumarlos.
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+### 1. Costo del bot / licencia por ejecución
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+Costo prorrateado de la licencia de la plataforma de automatización (RPA, iPaaS, agente IA) por cada ejecución individual.
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+```
+costoLicencia = costoAnualLicencia / ejecucionesAnuales
+```
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+**Ejemplo**: licencia anual RocketBot $5.000, ejecuta 50.000 actividades/año → `$5.000 / 50.000 = $0,10` por ejecución.
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+### 2. Costo de infraestructura por ejecución
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+Costo prorrateado de servidores, monitoreo, observabilidad, almacenamiento.
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+```
+costoInfra = costoAnualInfra / ejecucionesAnuales
+```
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+**Ejemplo**: VPS dedicado $1.200/año + monitoreo $0 → `$1.200 / 50.000 = $0,024` por ejecución.
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+### 3. Costo de excepciones residuales
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+Las automatizaciones nunca son 100% efectivas. Un porcentaje de las ejecuciones requieren intervención humana (fallos, casos borde, errores de validación). Se debe estimar:
+- Tasa de excepciones (% de ejecuciones que requieren intervención)
+- Tiempo promedio de intervención humana
+- Costo/hora del recurso humano que interviene
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+```
+costoExcepciones = tasaExcepciones × tiempoIntervención × costoHoraHumano
+```
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+**Ejemplo**: 5% de excepciones, 8 minutos cada una, analista a $30/hora →
+`0,05 × (8/60) × $30 = $0,20` por ejecución (en promedio, considerando que solo el 5% genera este costo).
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+### 4. Costo de mantenimiento prorrateado
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+Cambios y actualizaciones del bot/integración, ajustes ante cambios de UI/API de los sistemas integrados, debugging continuo.
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+```
+costoMantenimiento = costoMantenimientoAnual / ejecucionesAnuales
+```
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+**Ejemplo**: 30 horas/año de mantenimiento × $100/hora = $3.000/año → `$3.000 / 50.000 = $0,06` por ejecución.
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+## Fórmula final
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+```
+costoAutomatizadoPorEjecución = costoLicencia
+                              + costoInfra
+                              + costoExcepciones
+                              + costoMantenimiento
+```
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+**Ejemplo completo**: `$0,10 + $0,024 + $0,20 + $0,06 = $0,384 por ejecución`
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+## Qué NO incluir
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+- ❌ **Inversión inicial del proyecto** (desarrollo, licencias iniciales, implementación, capacitación): va en el campo "Inversión en automatización" a nivel proceso.
+- ❌ **Costos no recurrentes** (consultorías puntuales, asesorías): no son por ejecución.
+- ❌ **Costos del proceso de relevamiento previo**: corresponden al consultor, no a la operación.
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+## Componentes de la "Inversión en automatización" (campo separado)
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+Este campo agregado por proceso debe sumar:
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+- Costo de **desarrollo** del bot/integración (horas-hombre × tarifa)
+- **Licencias iniciales** o costos de setup únicos
+- **Implementación** y configuración inicial
+- **Capacitación** del equipo del cliente
+- **Infraestructura inicial** (servidores, software base)
+- **Consultoría externa** si aplica
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+**No incluir** costos recurrentes (esos van en el costo por ejecución).
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+## Validación de razonabilidad
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+Antes de presentar el reporte de ROI al cliente, validar:
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+| Indicador | Valor razonable | Si es muy distinto |
+|---|---|---|
+| Costo automatizado / costo actual | 5% - 30% | Verificar si se subestimaron las excepciones o el mantenimiento |
+| Payback | 6 - 24 meses | < 3 meses: revisar inversión; > 36 meses: revisar el caso de negocio |
+| Tasa de excepciones | 2% - 15% | < 1%: optimista; > 20%: el proceso quizás no es buen candidato |
+| Ahorro % por ejecución | 70% - 95% | < 50%: validar si vale la pena; > 95%: revisar excepciones |
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+## Manejo de valores cero
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+La plataforma detecta automáticamente cuando hay valores en cero:
+- Costo automatizado por ejecución = 0 en actividades marcadas como automatizables
+- Inversión en automatización = 0 con payback < 1 mes
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+Cuando esto ocurre, el reporte muestra una sección de **"Transparencia metodológica"** listando los valores no informados. **Esto NO es un error**: es una señal de transparencia hacia el cliente. Si el consultor no tiene aún todos los datos, el reporte refleja esa incertidumbre honestamente.
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+## Recomendación de proceso para el consultor
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+1. **Estimar la frecuencia anual real** del proceso (no asumir, validar con datos del cliente).
+2. **Listar las actividades automatizables** y para cada una:
+   - Estimar costos por separado de los 4 componentes
+   - Sumarlos
+   - Cargar el total en la plataforma
+3. **Estimar la inversión total** del proyecto (no por ejecución, costo único).
+4. **Ejecutar la simulación** y revisar:
+   - ¿El ROI es razonable según la tabla de validación?
+   - ¿La sección de transparencia metodológica aparece? ¿Por qué? ¿Hay valores que faltan?
+5. **Refinar estimaciones** hasta que el modelo sea defendible.
+6. **Generar reporte** y revisarlo antes de enviarlo al cliente.
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+> **Principio guía**: un ROI conservador y defendible vale más que un ROI espectacular pero frágil. El cliente recordará la promesa, no la advertencia.