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# Metodología: Costo Automatizado por Ejecución
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> **Documento de referencia para consultores que usen la plataforma para análisis de ROI de automatización.**
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## Propósito
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Cuando una actividad se marca como **automatizable** en la plataforma, el consultor debe cargar el **costo automatizado por ejecución**. Este documento define qué debe incluir ese número, qué NO debe incluir, y cómo calcularlo correctamente para evitar ROIs irreales.
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## Qué es el "costo automatizado por ejecución"
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Es el **costo recurrente** asociado a cada ejecución individual de la actividad después de automatizada. **NO incluye la inversión inicial del proyecto**, que se carga aparte como "Inversión en automatización" a nivel del proceso.
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## Componentes del costo automatizado por ejecución
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Se compone de cuatro elementos. El consultor debe estimarlos por separado y sumarlos.
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### 1. Costo del bot / licencia por ejecución
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Costo prorrateado de la licencia de la plataforma de automatización (RPA, iPaaS, agente IA) por cada ejecución individual.
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costoLicencia = costoAnualLicencia / ejecucionesAnuales
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**Ejemplo**: licencia anual RocketBot $5.000, ejecuta 50.000 actividades/año → `$5.000 / 50.000 = $0,10` por ejecución.
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### 2. Costo de infraestructura por ejecución
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Costo prorrateado de servidores, monitoreo, observabilidad, almacenamiento.
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costoInfra = costoAnualInfra / ejecucionesAnuales
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**Ejemplo**: VPS dedicado $1.200/año + monitoreo $0 → `$1.200 / 50.000 = $0,024` por ejecución.
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### 3. Costo de excepciones residuales
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Las automatizaciones nunca son 100% efectivas. Un porcentaje de las ejecuciones requieren intervención humana (fallos, casos borde, errores de validación). Se debe estimar:
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- Tasa de excepciones (% de ejecuciones que requieren intervención)
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- Tiempo promedio de intervención humana
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- Costo/hora del recurso humano que interviene
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costoExcepciones = tasaExcepciones × tiempoIntervención × costoHoraHumano
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**Ejemplo**: 5% de excepciones, 8 minutos cada una, analista a $30/hora →
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`0,05 × (8/60) × $30 = $0,20` por ejecución (en promedio, considerando que solo el 5% genera este costo).
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### 4. Costo de mantenimiento prorrateado
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Cambios y actualizaciones del bot/integración, ajustes ante cambios de UI/API de los sistemas integrados, debugging continuo.
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costoMantenimiento = costoMantenimientoAnual / ejecucionesAnuales
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**Ejemplo**: 30 horas/año de mantenimiento × $100/hora = $3.000/año → `$3.000 / 50.000 = $0,06` por ejecución.
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## Fórmula final
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costoAutomatizadoPorEjecución = costoLicencia
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+ costoInfra
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+ costoExcepciones
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+ costoMantenimiento
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**Ejemplo completo**: `$0,10 + $0,024 + $0,20 + $0,06 = $0,384 por ejecución`
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## Qué NO incluir
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- ❌ **Inversión inicial del proyecto** (desarrollo, licencias iniciales, implementación, capacitación): va en el campo "Inversión en automatización" a nivel proceso.
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- ❌ **Costos no recurrentes** (consultorías puntuales, asesorías): no son por ejecución.
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- ❌ **Costos del proceso de relevamiento previo**: corresponden al consultor, no a la operación.
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## Componentes de la "Inversión en automatización" (campo separado)
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Este campo agregado por proceso debe sumar:
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- Costo de **desarrollo** del bot/integración (horas-hombre × tarifa)
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- **Licencias iniciales** o costos de setup únicos
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- **Implementación** y configuración inicial
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- **Capacitación** del equipo del cliente
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- **Infraestructura inicial** (servidores, software base)
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- **Consultoría externa** si aplica
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**No incluir** costos recurrentes (esos van en el costo por ejecución).
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## Validación de razonabilidad
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Antes de presentar el reporte de ROI al cliente, validar:
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| Indicador | Valor razonable | Si es muy distinto |
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| Costo automatizado / costo actual | 5% - 30% | Verificar si se subestimaron las excepciones o el mantenimiento |
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| Payback | 6 - 24 meses | < 3 meses: revisar inversión; > 36 meses: revisar el caso de negocio |
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| Tasa de excepciones | 2% - 15% | < 1%: optimista; > 20%: el proceso quizás no es buen candidato |
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| Ahorro % por ejecución | 70% - 95% | < 50%: validar si vale la pena; > 95%: revisar excepciones |
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## Manejo de valores cero
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La plataforma detecta automáticamente cuando hay valores en cero:
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- Costo automatizado por ejecución = 0 en actividades marcadas como automatizables
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- Inversión en automatización = 0 con payback < 1 mes
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Cuando esto ocurre, el reporte muestra una sección de **"Transparencia metodológica"** listando los valores no informados. **Esto NO es un error**: es una señal de transparencia hacia el cliente. Si el consultor no tiene aún todos los datos, el reporte refleja esa incertidumbre honestamente.
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## Recomendación de proceso para el consultor
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1. **Estimar la frecuencia anual real** del proceso (no asumir, validar con datos del cliente).
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2. **Listar las actividades automatizables** y para cada una:
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- Estimar costos por separado de los 4 componentes
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- Sumarlos
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- Cargar el total en la plataforma
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3. **Estimar la inversión total** del proyecto (no por ejecución, costo único).
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4. **Ejecutar la simulación** y revisar:
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- ¿El ROI es razonable según la tabla de validación?
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- ¿La sección de transparencia metodológica aparece? ¿Por qué? ¿Hay valores que faltan?
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5. **Refinar estimaciones** hasta que el modelo sea defendible.
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6. **Generar reporte** y revisarlo antes de enviarlo al cliente.
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> **Principio guía**: un ROI conservador y defendible vale más que un ROI espectacular pero frágil. El cliente recordará la promesa, no la advertencia. |